Notre processus de négociation unique

repose sur notre ferme conviction que les membres-propriétaires de Fenestra, étant bien établis comme fabricants indépendants et prospères, savent comment choisir le « meilleur » fournisseur pour leur entreprise. Après avoir déterminé et ciblé une catégorie de produits, quelques membres-propriétaires clés sont invités à participer aux négociations et des fournisseurs sont invités à présenter leur offre à ce comité. Les membres-propriétaires évaluent les fournisseurs en fonction d’une grande variété de critères, notamment l’ampleur et la profondeur de la gamme de produits, la fiabilité, le service à la clientèle, les caractéristiques des produits et la compétitivité des prix. Les fournisseurs sont sélectionnés après que leur programme de ristournes confidentielles ait été présenté au comité et approuvé. Après la sélection du ou des fournisseur(s) privilégié(s) par le comité, le programme est déployé auprès des membres de façon confidentielle.

Les étapes du processus de négociation sont les suivantes :

• Détermination de la catégorie de produits

  la catégorie de produits est déterminée et ciblée.
• Négociation

  des membres-propriétaires clés sont invités à participer au comité relatif à cette catégorie de produits en particulier.
• Proposition des fournisseurs

  les fournisseurs sont invités à présenter leur proposition à ce comité.
• Évaluation des fournisseurs par les membres

  les membres évaluent le fournisseur en fonction d’une grande variété de critères.
• Présentation des programmes de

  les fournisseurs sont sélectionnés après que leur programme de ristournes confidentielles ait été présenté au comité et approuvé.
• Déploiement du programme

  le comité sélectionne le programme du ou des fournisseur(s) privilégié(s), qui est par la suite déployé auprès des membres avec le soutien de Fenestra

Un numéro unique est attribué à chaque membre de la coopérative. Les membres continuent d’utiliser leur procédure habituelle pour passer leurs commandes chez les fournisseurs par téléphone ou télécopieur, via le site Web du fournisseur ou au moyen d’un EDI. Le personnel administratif de Fenestra communiquera aux fournisseurs le numéro unique de membre coopératif Fenestra, qui sera inscrit sur tous les documents du fournisseur. Lors de la première commande du membre auprès d’un fournisseur Fenestra, il suffira de confirmer que le fournisseur a bien enregistré le numéro de membre Fenestra.

Le centre de traitement des documents des membres permet un accès sécurisé à tous les documents provenant de la coopérative, notamment les factures, les notes de crédit, les relevés de factures en souffrance et les avis de remise donnant la liste des factures payées par virements bancaires électroniques.

Si le membre a plusieurs emplacements et un service centralisé de comptes fournisseurs, il peut demander que tous les documents entrent dans un seul centre de traitement des documents. Le personnel administratif de la coopérative fournira un nom d’utilisateur et un mot de passe au membre.

Charte des conditions générales standard du fournisseur

Tous les fournisseurs-partenaires Fenestra acceptent un ensemble de conditions générales standard de paiement qu’ils offrent à tous les membres Fenestra sur leurs achats.

• Durée de l’entente en cours

  la durée de l’entente entre Fenestra et le fournisseur.
• Conditions de paiements anticipés

  le fournisseur convient de facturer les membres selon des conditions de paiements anticipés minimales. Les conditions spécifiques et uniques à un membre sont acceptées.
• Politique de livraison

  le fournisseur doit indiquer sa politique de transport de marchandises.
• Commande minimale

  le fournisseur doit indiquer les quantités minimales à commander en unités ou en dollars.
• Ristournes

  le fournisseur doit respecter son programme de ristournes négociées pour tous les achats applicables par les membres.
• Devises

  le fournisseur doit désigner les unités monétaires acceptées pour les paiements.
• Établissement des prix

  le fournisseur doit offrir des prix concurrentiels avec les prix locaux ou permettre aux membres de communiquer avec le fournisseur pour des négociations de prix.